Автоматизация бизнес-процессов: 3 проблемы, с которыми вы столкнётесь

Менеджеры совершенствуют компании, чтобы зарабатывать больше, радовать клиентов и сотрудников. Вариантов улучшений много, начиная от небольших изменений в духе «бережливого производства» и заканчивая сменой стратегий и позиционирования.

Автоматизация бизнес-процессов — способ совершенствования бизнеса.

За последние 3 года вы выполнили 26 проектов в сфере автоматизации бизнес-процессов. Из этого опыта мы выбрали и описали 3 проблемы, с которыми заказчики и мы столкнулись при автоматизации.

1. Автоматизация бизнес-процессов и недооценка временных затрат

Автоматизация бизнес-процессов — проект, состоящий из двух элементов:

  • Автоматизация — использование новой информационной системы для работы сотрудников.

Что выполнить эту часть работы, вам нужны сервера и лицензии, техническое задание, настроенная программа и обученные сотрудники.Автоматизация поддается планированию, когда в системе используют конкретные функции, которые есть изначально.

  • Бизнес-процессы — последовательности действий сотрудников, направленных на достижение конкретного результата.

Шаги описываются с точностью до того, что делает сотрудник, какую информацию он видит, какую информацию он передает коллегам, в какие сроки он выполняет задачу. Шаги фиксируются в техническом задании, чтобы программисты реализовали их в системе.

Описание процессов поддается планированию плохо, потому что последовательность шагов и информацию, которая и составляет бизнес-процессы, знают только ваши сотрудники. Информацию нужно из них «достать». Возможно, она не регламентирована, но она существует — потому что ваш бизнес функционирует.

Если вы планируете автоматизацию бизнес-процессов, закладывайте в планы первую длительность, которая появится в результате оценки и умножьте на 2.

Закладывайте в планы первую длительность, которая появится в результате оценки и умножьте на 2.

По  опыту — описание 13 бизнес-процессов, суммарно с 320 задачами внутри, по времени заняло 3 месяца. Мы потратили 420 трудочасов, клиент потратил 480, с учётом встреч, согласований и количества задействованных людей.

2. Сопротивление персонала

Когда ты работаешь 10 лет в данной должности, папки в почте и на файловом сервере привычно работают, работа предсказуема — сложно смириться с изменениями. Когда неразбериху и хаос используешь в своих целях, чтобы не напрягаться и получать бонусы — ты будешь против новых правил.

Персонал против изменений, коммерческий бизнес — за изменения.

Что помогает преодолеть противоречия:

  • Последовательность руководства

Если руководитель не отступает от проекта,  то так или иначе сотрудники будут работать в системе.

  • Вовлечение сотрудников на ранних стадиях проекта

Дайте понять сотрудникам на ранней стадии — что происходит, как меняются задачи и почему. Подготовьте ответы на вопросы в духе: «Почему я в EXCEL вбивал Имя и телефон, а теперь я указываю еще и отрасль, должность, день рождения и количество детей?»

  • Интерфейс программы

Людей пугают и путают сложные интерфейсы. Сотрудникам незачем видеть кнопки, которые не помогают им в работе. Чтобы снять сопротивление персонала — настройте интерфейс подходящим для каждой роли образом.

  • Обучение

Если ты не знаешь как работать в программе, у тебя 2 варианта: не работать или изучать программу самому, совершая ошибки. Я не люблю совершать ошибки и выглядеть глупо, коллеги тоже. Обучите сотрудников как выполнять конкретные функции: «Как подать запрос на КП», «Как отчитаться о трудозатратах», «Как согласовать договор».

  • Жизненно важные операции в программе

Не давайте сотрудникам возможность выполнять работу по-другому, кроме как через программу. После внедрения процедуры согласования договоров в программе руководство обязано отказаться от согласования в бумажном виде. Можно считать зарплату каждого сотрудника внутри программы на основании выполняемых действий.

Автоматизация бизнес-процессов

3. Страх потерять сотрудников.

Вы переживаете, что новая программа не подойдет сотрудникам, и они уволятся, что повредит бизнесу.
Почему человек может уволиться после внедрения:

  • Не может выполнять работу в программе

Это не проблема конкретного сотрудника. Если работа важна для бизнеса, то возможность её выполнять — обязательное требование. Учтите это на этапе технического задания.

  • Он стал получать меньше зарплаты.

Если вместе с автоматизацией бизнес-процессов внедряете и мотивацию, то мотивация должна быть двух сторонняя — и в плюс зарплаты, и в минус. Покажите сотруднику, как он заработает больше с программой, чем без неё.

  • Он боится прозрачности, потому что обманывает работодателя.

Вам не нужны такие сотрудники, пусть увольняются.

  • Ему приходится сильнее напрягаться, чтобы получать привычную зп.

Дайте понять, что это нормально — бизнес не благотворительных фонд, он не кормит людей, которые не развиваются и не растут.

  • Программа отнимает больше времени на работу, чем «как раньше в EXCEL».

Да, такое возможно. Всем не угодить. Это компромисс между стоимостью, сроком внедрения и приемуществами для бизнеса.
Программа, скорее всего, где-то усложнила работу, а где-то облегчила. Покажите сотруднику позитивные изменения от программы лично для него.

You may also like