Почему автоматизация бизнес-процессов в BPMS это ключ к скорости бизнеса

BPMS — это возможность ускорять ваш бизнес постоянно за счет трех составляющих: ваших бизнес-процессов, платформы и интеграционных возможностей.

Бизнес-процессы, положенные в BPMS, отражают уникальность вашей деятельности. Никто на вашем рынке и в вашей ситуации не знает лучше вас, как быть быстрыми.

Платформа позволяет сотрудникам “просто выполнять задачи” на корпоративном портале, передавая информацию по вашим процессам. Скорость достигается за счет того, что никто в вашей организации не раздает указания по почте или e-mail и не следит за выполнением каждой конкретной задачи — это делает платформа.

Посмотрите видео о том, как работает ELMA BPMS:

Интеграционные возможности помогают соединить внутренние и внешние системы, чтобы брать оттуда лучшее и использовать в процессах. В реестре юр. лиц налоговой можно взять реквизиты контрагента по ИНН, а из 1С-Склада — остатки по позициям. Информация попадет в те задачи на корпоративном портале, которые выполняют сотрудники — без их ведома и какой-либо ручной работы.

Чтобы стать нашим клиентом заполните форму

* — Поле обязательно для заполнения
Отправляя заявку, вы соглашаетесь с
политикой конфиденциальности.

Почему скорость в бизнесе — это ключевой фактор успеха

Управленческая или финансовая отчетность привязана к фактору времени. Бизнес считает прибыль не в вакууме, а за конкретный квартал или финансовый год. Бизнес тратит деньги в привязке ко времени — зарплату и аренду платят ежемесячно, бонусы ежеквартально. При тех же затратах и маржинальности бизнес сможет зарабатывать больше, если будет выполнять процессы быстрее:

С BPMS-системой и быстрыми бизнес-процессами у компаний меняется фокус:

  • Если есть место на рынке, а количество запросов от потенциальных клиентов можно увеличивать — основной задачей становится “подбрасывание” клиентов в ваш бизнес-конвейер. Работа с клиентами строго предсказуема и результативна: BPMS через ваши бизнес-процессы проведет клиентов от “обратившегося” до “постоянного клиента”.
  • Если на вашем рынке тесно — можно сокращать затраты на персонал и операции. До BPMS для обработки клиентских запросов нужны было 10 менеджеров, с BPMS — 3.
  • Вывод новых продуктов и услуг на рынок: когда у вас за спиной система, которая поддержит любой бизнес-процесс — вы можете уверенно разрабатывать новые продукты и услуги без необходимости искать технические решения для их поддержания.

Почему скорость в бизнесе — это ключевой фактор успеха

Идея BPMS — бизнес меняется. Меняются ставки кредитования, открываются новые рынки, невыгодные поставщики отваливаются, а дебиторская задолженность растет. Чтобы помочь бизнесу поддерживать такие изменения и всегда быть на максимальной скорости, в ELMA заложены:

  • Графический движок
  • Одна платформа для всех процессов
  • Постоянные изменения

Графический движок создания схем с помощью BPMN 2.0. Он экономит время на объяснения программистам.

В системе изначально нет процессов — их необходимо создать. Но не обязательно мгновенно, BPMS не ограничивает ваш темп: не важно, 5 процессов или 504 нужно автоматизировать.

Уже автоматизированный процесс можно модифицировать без остановки всех остальных. Решили с завтрашнего дня перестать согласовывать счета лично? Такое изменение займет 1 час и сразу будет работать в системе. Даже учить никого не надо. Бумажный регламент вам пришлось дополнить, разослать по почте, убедиться, что все поняли, а потом в течение 3 месяцев объяснять заходящим в ваш кабинет, что счета вы больше не согласуете.

В НЕ BPMS много готового, но менять ничего нельзя. В BPMS изначально нет процессов,
зато потом их становится много, и они работают постоянно.

В BPMS нужно автоматизировать ВАШИ процессы, и не автоматизировать то, что у всех одинаковое

Поскольку сила BPMS — в интеграции и поддержании именно ваших уникальных бизнес-процессов, то выгоднее всего автоматизировать:

  • Процессы между отделами.
    Например, “Формирование коммерческого предложения на сложный проект”. Система освободит людей от необходимости контролировать статусы КП, помнить все правила регламентов и думать о том, какой документ в какой последовательности заполнять и кому отправлять.
  • Трудоемкие процессы.
    Например, “Заключение договора в проектной организации”. Система поможет сгенерировать документы по шаблонам, разложит информацию о плановых закупках в 1С, проверит контрагента на благонадежность в налоговой и уровень скидки в ERP.
  • Часто повторяющиеся процессы.
    Например, “Оплата счета”. Система потребует от сотрудников ввода конкретной информации в конкретной форме. Без ее заполнения невозможно будет запустить счет в оплату. А руководители смогут согласовывать 100 счетов одной пачкой, имея все финансовые показатели перед глазами.
  • Процессы с особым требованием к срокам выполнения.
    Например, “Согласование строительного плана через портал гос.услуг”. В этом случае система заранее подскажет, какое звено согласований ставит под угрозу обязательства компании перед государством.
  • Комбинация указанных выше случаев.
    Например, процесс “От запроса клиента до оплаты”. Он работает между департаментами и требует большого количества ручной работы, которая часто повторяется. А от скорости получения денег зависит прибыль компании.

Что лучше не автоматизировать:

Не автоматизировать Почему
Налоги и бухгалтерию Требования к процессам определены государством и давно реализованы в 1С и похожих программах
Склады Процессы определены физической природой работы склада и тем, что проблемами складского учета и логистики управляют другие системы
Финансовую деятельность В BPMS потребуется слишком много дорабатывать, чтобы это стало похоже на зрелый финансовый инструмент
Маркетинг и коммуникации Это работа с внешними к вашей организации процессами, которыми вы управлять не можете: т.е. не можете задать правила выполнения задач. Кроме того, существует много готовых инструментов
Проектная деятельность Проекты управляются как уникальная единица, в которой за достижение единичного уникального результата отвечает менеджер проекта, а планы меняются со скоростью телефонного звонка. BPMS не способна автоматизировать выполнение проектов
Поддержку пользователей Это коммуникации между 1-2 сотрудниками внутри вашей фирмы и клиентами. Для поддержки разработан стандарт бизнес-процессов ITIL и множество информационных систем, которые его уже реализовали
Процессы в физическом мире Если у вас небольшая строительная бригада, агентство недвижимости или стоматологический кабинет, т.е. большая часть работы делается вдали от компьютера или планшета, то выполнение задач и внесение информации в BPMS станет пыткой для сотрудников
Процессы маленькой компании Если в компании меньше 10 человек, то проще написать бумажный регламент и штрафовать за его невыполнение. Кроме того, в маленьких компаниях часто не сформирован подход к работе и уникальность процессов. Проще привыкнуть к готовой CRM или системе постановки задач, чем в муках рождать процессы и постоянно их перестраивать
Отчетность BPMS собирает статистику по процессам и информацию из них, может отображать ее в графиках и таблицах, но не предоставит полноту и гибкость серьезных инструментов построения отчетов и аналитики

Тем не менее, вся вышеперечисленная деятельность встроена в организационные процессы, которые могут быть автоматизированы в BPMS. Вот схема бизнес-процессов проектной организации:



Нажмите, чтобы увеличить

Подойдет среднему и крупному бизнесу, не подойдет творческим организациям

Максимум выгоды от BPMS получают
  • Средние и крупные организации
  • Организации в сфере B2B
  • Организации в сфере услуг
  • Организации, работающими с большим количеством информации
  • Государственные и муниципальные органы управления
  • Большой поток входящих запросов потенциальных клиентов

Чаще всего BPMS внедряют
  • Аудиторы и консультанты
  • Заводы
  • Банки
  • Страховые компании
  • Управляющие компании
  • Промышленные компании

Кому не подойдет
  • Маленьким компаниям
  • Частным детективам
  • Стартапам
  • Творческому бизнесу
  • Риэлторам
  • Организациям в сфере ЖКХ

Если вас нет ни в одном из перечисленных списков, а в вашей компании больше 50 человек — запишитесь на бесплатное обследование, разберемся, поможет ли вам BPMS.

Сначала подготовка, а потом внедрение в 2 шага

Перед автоматизацией бизнес-процессы нужно привести в порядок, структурировать и описать. Для этого есть услуга “Консалтинг-подготовки к автоматизации”. Услуга и отчет о ней обязательны, если вы не автоматизировали бизнес с BPMS раньше.

Мы делаем 2 запуска процессов компании: запуск с фокус-группой и запуск в промышленную эксплуатацию. Это позволяет защититься от несовершенства ваших представлений о бизнесе, потому что фокус-группа работает в реальной системе с реальными данными и выдает замечания, которые мы устраняем.

При этом мы можем подготовить систему в ожидаемые сроки, потому что не собираем и не обрабатываем замечания всей компании сразу.

Чтобы стать нашим клиентом заполните форму

* — Поле обязательно для заполнения
Отправляя заявку, вы соглашаетесь с
политикой конфиденциальности.

Можно заказать пилотное внедрение или обучить свою команду

Необязательно вставлять в систему сразу все процессы. Перестройка работы с бумаги, e-mail и телефона для компании может быть похожа на паралич: все не доверяют системе и продолжают делать по-старому, а срок окупаемости увеличивается.

Поэтому мы предлагаем 4 варианта внедрения BPMS:

  • Пилотное внедрение нашими силами
  • Комплексное внедрение нашими силами
  • Пилот с обучением вашей команды
  • Консультации и разовые работы

Берем 1 бизнес-процесс, хорошо его прорабатываем, ставим систему, настраиваем удобные интерфейсы и учим сотрудников. Затраты и сроки невелики, сопротивления от сотрудников немного, результат для руководства нагляден — можно думать дальше. Хорошо подходит для тех, кто настолько заинтересован, что хочет попробовать, но не настолько верит в результат, чтобы серьезно инвестировать.

Все то же самое, только для 7-13 процессов сразу. Подойдет тем, кто поверил в BPMS и обладает достаточным политическим ресурсом, чтобы заставить всю компанию работать в системе. Выгода в том, что внедрение 10 процессов разом быстрее и дешевле, чем по одиночке.

Как и пилот нашими силами, только параллельно мы обучаем ваших аналитиков, менеджеров и IT-шников. Подойдет тем, у кого есть 3-4 свободных человека технического склада ума на ближайшие 1-2 года и уверенность в том, что они не исчезнут.

По почте или у вас в офисе ответим на вопросы и покажем, как лучше делать за 3000 р. в час. Минимум ответственности за достижение эффектов BPMS с нашей стороны, максимум с вашей. Подойдет тем, кто хочет делать все сам.

Стоимость и сроки зависят от количества процессов

Процессы и их количество у всех разное, поэтому и разная цена. Стоимость фиксируется в договоре и не меняется. 50% клиент платит до начала работ, 50% — после подписания акта. Для расчета цены используется ставка в 3500 рублей в час или меньше, если работы много. Если мы проработали больше часов, чем планировали, то это наша проблема.

Сроки индивидуальны. В организации на 250 человек мы автоматизировали 15 бизнес-процессов за 4 месяца.

После проекта архитектор будет помогать развиваться, а технари — следить за серверами

Мы предложим аутсорсинг: специалисты, которые работали с вами на проекте, продолжат делать то же самое на регулярной основе за фиксированную плату, а наши технари позаботятся о том, чтобы серверы с системой работали постоянно.

За каждой компанией закрепляется бизнес-архитектор — человек высокой квалификации с опытом из вашего рынка. 1-2 раза в квартал он анализирует ваши процессы, рынок и тенденции в автоматизации, а потом предлагает решения.

Пример аналитики от бизнес-архитектора
Если аналитика покажет, что бухгалтер в процессе “Выставление счета” тормозит процесс на 2-3 дня, и для этого нет явных организационных причин (бюджетного контроля или правил платежного календаря), то нужно либо интегрировать систему с 1С, либо нанимать второго специалиста, поэтому что это стопорит денежные потоки и дает убыток в 0,3% оборота.

Если интересно, но страшно

Запишитесь на бесплатное обследование. На нём мы делаем консалтинг-подготовку и автоматизируем бизнес-процесс в миниатюре. А потом передаем систему на 30 дней в тестирование, чтобы в результате вы убедились сами.

Чтобы стать нашим клиентом заполните форму

* — Поле обязательно для заполнения
Отправляя заявку, вы соглашаетесь с
политикой конфиденциальности.