Бумажки в топку: бизнес-процессы и документооборот

Электронный документооборот – мечта большинства владельцев компаний, менеджеров и бухгалтеров. Понимая всю важность документации, мало кто любит рутинную бумажную работу. Она создает дополнительные трудности, особенно когда нужно отдельно посылать курьера для доставки «бумажек».

На пути у мечты об электронном документообороте стоит законодательство: оно не позволяет перевести все в электронный вид. Но основной массив документации уже можно оцифровать, и есть операторы электронного документооборота: например, DiaDoc. Давайте разбираться, насколько выгодно для бизнеса избавиться от «бумажек».

Бухгалтерия

Нет такого дела, которое бы не требовало ведения документации

Примечание для верстки: исправить ошибки в тексте картинки. В картинке правильно – взимать. Кажется – вводное слово (выделяем запятыми).

Как документооборот влияет на бизнес-процессы

Сегодня владельцы бизнесов и менеджеры могут выбирать между такими системами, как ECM и CRM, в которые встроены многие процессы, а также BPM – эта система автоматизирует документооборот и работу с клиентами. Мало кто досконально разбирается в каждой из упомянутых систем, и в этом нет ничего зазорного. Чтобы понять, что собой представляет каждая, как ее внедрение повлияет на бизнес, нужно изучить СЭД и попробовать в ней поработать. Но недостаток информированности иногда приводит к тому, что между ECM, CRM и BPM ставят знак равенства. Делать этого не стоит, потому что СЭД не заменяют BPM. У этих систем разная цель.

Как выглядят бизнес-процессы в СЭД? По своей сути, СЭД – электронные хранилища документов. Через них можно провести документ, меняя только его статус: регистрацию, визирование, ознакомление. Обработка документа в СЭД – последовательная смена его статусов в системе. Этот тип систем нацелен на быструю и безошибочную обработку договоров и счетов, и результат работы системы – правильно оформленный электронный документ.

Чего не хватает в этой цепочке? Бизнес-процесса. Он остается за рамками документооборота, в СЭД документы существуют как бы в вакууме. BPM работает иначе: она также автоматизирует документооборот, но не отдельно, а в рамках заданных бизнес-процессов компании. Результат процесса в BPM – это не только правильно оформленный документ. Документ является лишь частью крупной задачи, а результат более насущный: доставка заказа клиенту, например. Это упрощает работу компании и позволяет контролировать бизнес-процессы. Когда результат – договор, то на договоре контроль заканчивается. Но как насчет выполнения этого договора? Например, вы заключили соглашение о поставке груза. СЭД зафиксируют только факт подписания соглашения, в то время как система BPM зафиксирует факт подписания договора, погрузку, доставку и все дальнейшие действия в рамках бизнес-процесса. Согласитесь, такой подход к документообороту намного эффективнее.

Бухгалтерия и документооборот

Не стоит недооценивать важность контроля над бизнес-процессами

Как оптимизировать документооборот и бизнес-процессы

СЭД со встроенными процессами концентрируются на документах и статусах работы с ними. Это лучше, чем полностью «бумажная» документация, но даже вполовину не так удобно и эффективно, как BPM, которая изначально выстраивает бизнес-процессы, включая в них документооборот.

Одно из необходимых условий успешного бизнеса – гибкость. Если вы установите ECM или CRM, а затем в систему понадобится внести изменения, вам потребуется затратная доработка. Эти системы рассчитаны на то, что их настраивают один раз и надолго. Система BPM более гибкая. Достаточно внести изменения в определенный процесс, а основная схема останется неизменной. Это не только намного быстрее, но и намного дешевле для компании, потому что не надо оплачивать доработку архитектуры системы.

Что выбрать?

У каждого решения свои преимущества. Возможности BPM шире, система более универсальная. Но решая, как оптимизировать документооборот, оценивайте реальные потребности бизнеса. Функционал BPM может оказаться избыточным, и вы потратите время на освоение функций, которые не нужны. Это удачное решение для крупных компаний с большим количеством внутренних процессов. Доработать для такой компании CRM-систему – неоправданно дорого и сложно, тем более когда уже есть готовая BPM. Для решения небольших, узкоспециализированных задач достаточно СЭД со встроенными процессами. Поэтому внимательно опрашивайте консультантов, задайте вопросы IT-специалистам, но главное – четко ставьте цели, которые преследует оптимизация. Без постановки цели будет сложно найти верное решение.

Удачной вам оптимизации!

You may also like