Как меняются бизнес-процессы после внедрения BMPS

Бизнес-процессы строятся на основе рабочего регламента. Ориентируясь на него, каждый сотрудник действует по алгоритму и выполняет цепочку действий для достижения результата.
С появлением в организации BMPS многое меняется. В первую очередь – из инструкций удаляются ненужные шаги, связанные с ручной работой и морально устаревшими информационными системами.

В бумажных регламентах много атавизмов – ненужной ручной работы

Бизнес-процессы из бумажных регламентов нуждаются в доработках, чтобы их можно было автоматизировать

5 моментов, которые исчезают из регламентов после внедрения BPMS

1. Передать/получить

Как было. Передача/получение документов прописываются в бумажных регламентах отдельными строками. К примеру, чтобы принять участие в тендере, менеджер по продажам, согласно по инструкции, должен:

  • получить от сотрудника тендерного отдела форму А1 по электронной почте;
  • скачать ее и внести предполагаемые тендеры;
  • передать заполненный вариант на сетевой ресурс в указанную папку.

Как стало. BPMS знает ваш процесс – потому что вы ей его нарисовали – и сама передает форму A1 между сотрудниками. Данные поочередно переходят от одной задачи к другой.

Вывод. Из регламента исчезают пункты о том, кто, когда и кому должен передавать информацию, а кто – получать.

2. Заполнить

Как было. В регламентах прописывается, кто и когда заполняет бланки, какие поля обязательны, а какие – нет. К примеру, за сотрудником финансового отдела закреплена функция вручную создавать карточки договоров, указав дату начала и завершения работ по ним.

Как стало. В BMPS каждой задаче соответствует визуальная форма, в которой обязательные поля обозначены жирным шрифтом. В регламенте указывают «пользователь заполняет форму» и не прописывают, какие именно поля (правила есть только в ТЗ на бизнес-процесс). Если нужные останутся пустыми, система притормозит дальнейшие действия.

Вывод. Сотрудникам больше не нужно изучать правила заполнения стандартных форм: их убирают из регламента. Система автоматически укажет, какие пункты обязательны.

После автоматизации при заполнении форм ошибок не будет: система не допустит

В BMPS заложен алгоритм заполнения стандартных форм, обойти который и допустить ошибки невозможно

3. Проконтролировать содержимое

Как было. В инструкциях к рабочим процессам указано, кто должен проверять правильность оформления документов, сверять номера договоров и корректировать их при необходимости.

Как стало. В BPMS номера договоров, счетов, сделок определяются автоматически. Для генерации используются шаблоны, для корректировки заполнения – регулярные выражения. Алгоритмы действий прописывают только в ТЗ на бизнес-процессы: в инструкциях они отсутствуют.

Вывод. Вместо перечня шагов в регламенте остается один: «воспользоваться формой». Исчезают такие промежуточные задачи, как «проверить/сообщить/скорректировать номер договора».

4. Проконтролировать сроки

Как было. В регламенте вручную прописывают сроки для выполнения задач. Их часто не контролируют, поэтому и придерживаются не всегда. К примеру, в административно-хозяйственном отделе их устанавливает начальник, который в дальнейшем и отслеживает действия отдельных сотрудников АХО.

Как стало. В BPMS предусмотрен алгоритм действий на случай соблюдения или несоблюдения сроков:

  • уведомление руководителя о том, что просрочка уже наступила или наступит через определенное время;
  • эскалация задач – увеличение срока при просрочке с привлечением начальника;
  • встроенные отчеты, в которых указывают количество просроченных задач.

Вывод. Из регламента исчезают пункты относительно сроков. Теперь это часть бизнес-процессной схемы: система самостоятельно все просчитывает и направляет уведомления.

В компаниях, где регламентов много, особенно важно упростить пункты о сроках

Чем больше регламентов в компании, тем сложнее их отслеживать, особенно в отношении сроков

5. Согласование

Как было. В бумажных регламентах есть алгоритм согласования действий в рамках бизнес-процесса. К примеру, заявку на заключение договора менеджеру необходимо согласовать сначала с руководителем отдела, затем с финансовым и исполнительным директором.

Как стало. BPMS контролирует процессы, согласование – это просто часть схемы процесса, не требующая отдельного описания.

Вывод. После автоматизации бизнес-процессов исчезает необходимость согласовывать по многу раз: эти действия, а также перечень согласующих сотрудников больше не прописывают в регламентах.

Многочисленные согласования тормозят бизнес-процессы: их целесообразно сокращать

Скоринг заявки

Что имеем

После автоматизации с помощью BPMS вместо регламента остается схема бизнес-процесса, которая в бумажном виде занимает не более двух-трех страниц. Алгоритм описывает поток действий по карточке, которые происходят уже без личного участия рядовых сотрудников/менеджеров и руководителя. Система вычленяет главное, избавляет процесс от ненужных шагов, а инструкции – от расширенных описаний. Работать становится легче, да и результат не заставляет себя долго ждать.

Что предпринять

Если вас заинтересовала перспектива упростить бизнес-процессы в компании, сократить многостраничные регламенты до простых и интуитивно понятных схем, начните с изучения азов BPMN. Подпишитесь на еженедельную обучающую рассылку и научитесь вместе с нами составлять понятные схемы. Все 15 писем написаны человеческим языком и учат извлекать из процессного подхода максимальную пользу для предприятия.

You may also like