Как написать должностную инструкцию, которая сработает?

В Трудовом кодексе понятия должностной инструкции не существует, но без этого законодательно не существующего инструмента невозможно создать эффективно работающую структуру или подразделение.

Поэтому в необходимости таких нормативов для сотрудников убеждаются все без исключения компании. Как написать инструкцию, которая окажется полезной и действительно будет работать?

Должностная инструкция – нормативный документ, регламентирующий отношения работника и компании

Хорошая должностная инструкция требует хорошей подготовки

Условность или необходимость

Должностная инструкция – это внутренний нормативный документ, в котором отражены функциональные обязанности, права и обязанности работника, условия труда, общие правила взаимодействия организации и конкретного сотрудника.

Иногда приходится слышать мнение о том, что инструкция – всего лишь бюрократический документ, который «требуют сверху». Однако, без этого документа невозможно оптимизировать работу, выстроить эффективные бизнес-процессы. Неслучайно создание информационной системы начинается с написания функциональных должностных инструкций.

  • Что такое должностная инструкция?

Это структурированное описание задач, которыми сотруднику предстоит заниматься: как именно он должен их исполнять, что конкретно от него ожидает руководство компании, что сотрудник получит за выполнение его функциональных обязанностей.

  • Какой должна быть работающая должностная инструкция?

Четко определяющая функционал, цели и приоритеты, не оставляющая разночтений в отношении прав и обязанностей сторон трудовых взаимоотношений и определяющая критерии, по которым оценивается работа на данной позиции. Хорошая инструкция содержит структурированную и четкую информацию о функциях, правилах и нормативах, которые должен исполнять сотрудник в данной должности.

Задача должностной инструкции – обозначить «правила игры», дать дорожную карту и объяснить новенькому, что от него ожидает компания и за что она готова платить.

Источники

Инструкция имеет статус регламентирующего и нормативного документа, поэтому она пишется на основании и в соответствии с уже существующей нормативной базой:

  • Управленческой структурой.
  • Классификатором должностей.
  • Классификатором управленческого функционала.
  • Нормативами труда и правилами техники безопасности.
  • Положениями об отделах, департаментах и других структурных подразделениях.

Все эти документы устанавливают общие правила и требования, на которых и базируется должностная инструкция.

Должностная инструкция регламентирует исполнение сотрудником своих функциональных обязанностей

Правила дресс-кода часто прописаны в должностных инструкциях системных компаний

Структура и содержание должностной инструкции

Создание должностной инструкции требует соблюдения определенных правил, которые регулируются нормативными письмами различных министерств и ведомств. Поэтому структура должностной инструкции для большинства компаний будет одинаковой. Какие основные информационные блоки в ней должны быть и каким смыслом их следует наполнить?

Общие положения

Этот раздел имеет двойное значение: разъяснить квалификационные требования к должности и дать организационные ориентиры для будущего сотрудника. Поэтому в общих положениях должностной инструкции прописывают:

  • название должности, порядок ее занятия и освобождения;
  • необходимый уровень образования и стажа для сотрудника в данной должности;
  • требования к специальным знаниям и навыкам;
  • перечень основных нормативных актов организации, которыми следует руководствоваться сотруднику в процессе выполнения своих квалификационных обязанностей.

Общий раздел может быть расширен за счет дополнений, которые помогут работнику лучше понимать общий функционал. Например, здесь же прописывают порядок замещения или подмены сотрудника.

Общие положения инструкции не нужно путать со списком всех нормативных актов компании. В них нужно вписывать то, что необходимо знать лицу, занимающему конкретную должность. Избыточная информация только запутает новичка.

Основные задачи сотрудника

Их можно разделить на две группы: общие и конкретные. Общие задачи для всех сотрудников – это соблюдение трудового распорядка, дресс-кода, правил техники безопасности, санитарно-гигиенических требований и так далее.

Конкретные задачи сотрудника – это функционал, в котором отражаются все виды работ, которые сотрудник выполняет для обеспечения выполнения своей основной задачи. Что касается действий, которые сотрудник предпринимает в рамках исполнения отдельной задачи, то их в инструкции не прописывают.

При создании этого раздела его необходимо проверять на соответствие нормативным актам компании и уже существующим должностным инструкциям, чтобы исключить дублирование функций или хотя бы свести его к разумному минимуму.

Для некоторых должностей в разделе могут быть обозначены полномочия, которые компания делегирует лицу, занимающему конкретную должность, например:

  • вносить вопрос на обсуждение Совета директоров;
  • инициировать внутренние или служебные расследования;
  • управлять мотивационной системой подчиненных и так далее.

Права сотрудников

В разделе закреплено то, на что человек имеет право как участник трудовых взаимоотношений и как должностное лицо. Меру использования и применения своих прав каждый сотрудник определяет самостоятельно. В разделе могут прописаны:

  • Порядок очередного и внеочередного отдыха (отпуска).
  • Причины и возможность приостановления работы.
  • Правила выплаты составляющих вознаграждения и мотивации: заработная плата, премии, дополнительные вознаграждения, компенсации и так далее.

Обязанности сотрудника

На первый взгляд этот раздел кажется формальным, но в нем отражают ожидания компании от сотрудника: что он обязан делать для обеспечения выполнения своей основной задачи. Чем четче и яснее составлен раздел, тем лучше понимает сотрудник, что хочет получить в результате сотрудничества компания-работодатель.

Требования к работнику

Этот раздел не всегда включается в состав инструкции, так как частично требования к сотруднику содержатся в общих положениях, функционале и обязанностях. Собранные в отдельном пункте, требования позволяют сотруднику сориентироваться в структуре его будущего функционала. Для начинающих трудовую деятельность в компании этот раздел – своеобразный ориентир, дорожная карта, пункты которой помогают интеграции в новую среду.

Должностная инструкция помогает сотруднику адаптироваться в новой рабочей среде

Положения должностной инструкции подготовят работника к рабочим ситуациям

Какой должна быть работающая инструкция?

Если с базовой структурой должностной инструкции все относительно ясно, то содержание разделов часто вызывает вопросы. Какой должна быть эффективная инструкция?

  • Понятной. Она должна быть написана на языке человека, а не бюрократического аппарата. И конечный вариант инструкции должен быть понятен будущему сотруднику.

Совет: отнеситесь к инструкции как к конечному продукту, ориентированному на определенную целевую аудиторию, это поможет приблизить ее содержание к адресатам.

  • Четкой. Особенно в пункте функционала, требований и обязанностей. Человек должен знать критерии, по которым будет признаваться и оцениваться его работа.

Совет: пишите инструкцию вместе с начальниками подразделений, они помогут яснее описать функционал и основные требования.

  • Полной. Информация в самой инструкции не должна дублироваться. Если есть повторяющиеся пункты, то их лучше оставить в одном разделе, а не разбрасывать по всему тексту.

Совет: возвращайтесь к черновику инструкции несколько раз, через время будет легче найти и устранить все недостатки.

  • Структурированной. Если инструкция занимает несколько страниц, информацию нужно максимально структурировать. Используйте для этого списки и таблицы. Так человеку легче будет воспринять объем новой информации, выделить важное и запомнить его.

Совет: в объемной инструкции можно использовать цветные блоки для выделения основных положений.

  • Функциональной. В идеале, работающая инструкция – это та, после прочтения которой сотрудник выполняет свои функциональные обязанности хорошо.

Совет: постарайтесь представить рабочий день нового сотрудника. Сможет ли он, следуя инструкции, выполнять хотя бы 30 % своих обязанностей?

Работающая инструкция – это не бюрократический, а регламентирующий и нормативный документ, призванный эффективно интегрировать сотрудника в новую для него бизнес-среду.

You may also like