Как оптимизировать закупки с помощью BPMS?

Любая компания участвует в закупках, разница лишь в масштабах и объемах. Для торгово-производственных предприятий закупки занимают до 70 % всех расходов и являются составляющей основного бизнес-процесса.

В компаниях сферы услуг закупки имеют обеспечивающее значение, их доля в расходах снижается до 10–20 %. Что даст бизнесу оптимизация процессов закупок и как это сделать с помощью BPMS?

Оптимизация закупок с помощью BPMS повышает их эффективность

Правильно организованная закупка – залог успеха

Зачем нужна оптимизация закупок?

Процедуры закупок и их регламенты разнятся в зависимости от отрасли и организационно-правовой формы предприятий. Для государственных корпораций все закупочные процессы строго регламентированы законодательством: законодательными актами № 44-ФЗ и №223-ФЗ. Для исполнения всех регламентов компании используют специализированное ПО, синхронизированное с централизованными торговыми площадками.

Крупный бизнес, частично подпадающий под действие законодательства, использует автоматизированные интегрированные решения, комплексные или модульные. Они дают возможность регламентировать весь процесс без необходимости полной автоматизации компании или холдинга.

За последние 5–7 лет средний и даже небольшой бизнес стал проявлять все больше интереса к автоматизации процесса закупок. И если в случае с государственными и крупными частными компаниями автоматизация процессов – прямое следствие выполнения законодательства, то над остальными компаниями никто не стоит с карающим мечом-предписанием.

Какие плюсы процесса закупок с помощью BPMS?

  • Оперативность. Все происходит быстрее – от планирования до исполнения.
  • Гибкость. Не только на этапе планирования и согласований, но и в исполнении. Например, BPMS позволяет отслеживать этапы согласования договора или маршрут доставки.
  • Мониторинг процесса по различным критериям. Например, в отношении исполнения законодательства или эффективности определенных этапов.
  • Контроль. Возможность отслеживать процесс по панельным показателям (KPI), а также по срокам исполнения, результатам и другим критериям.

Что является результатом автоматизации закупок с помощью BPMS?

  • Прозрачность информации, что снижает риск злоупотреблений.
  • Ускорение процесса планирования, оформления и осуществления закупки.
  • Оптимизация циклов согласования.
  • Соблюдение запланированных показателей KPI.
  • Соблюдение сроков, что особенно важно, когда речь идет о закупке деталей или комплектующих. Задержка в сроках поставки заказа оборачивается промедлением на всех этапах и в конечном счете – срывом сроков производства.
  • Персонализацию ответственности за каждый этап работы.
  • Сохранение репутации компании перед заказчиками или сотрудниками: соблюдение сроков производства, доставки, отгрузки или оперативное обеспечение жизнедеятельности компании – один из элементов успешного бизнеса.

Во многих случаях оптимизация затрагивает и структуру персонала. Например, до внедрения BPMS в отделе закупок требовалось восемь менеджеров, а после внедрения системы с тем же объемом работы справляются трое.

В результате эффективность процесса повышается, а организационные улучшения сразу же сказываются на финансовых показателях.

Оптимизация закупок с помощью BPMS является актуальным бизнес-трендом

Автоматизация закупок ведет к повышению их эффективности

Кому нужна оптимизация закупок?

Каким компаниям не нужна оптимизация закупочной деятельности с помощью систем BPM?

  • Мелкому бизнесу, в котором работают 30–40 человек. Руководство здесь предпочитает ручное управление и живую коррекцию процессов.
  • Крупным государственным компаниям. Они используют специализированные решения, интегрированные с законодательными требованиями и официальными тендерными (закупочными) площадками.

Поэтому эти две категории идут по собственному пути управления. Зато всем остальным участникам российского бизнес-пространства оптимизация закупок с помощью систем BPM открывает возможности для повышения эффективности и экономии ресурсов: людских, временных и финансовых.

Поэтому оптимизация закупок с помощью BPMS нужна торговым, производственным, IT-компаниям, предприятиям сферы В2В с количеством сотрудников более 50 человек при условии осуществления регулярных закупок.

Автоматизация процесса закупок возможна с помощью BPMS

Закупки совершает любая компания, независимо от ее специализации

BPMS: руководство к действию

Оптимизация процессов с помощью BPMS подразумевает индивидуальность подхода, то есть работу бизнес-архитекторов во взаимодействии с компанией-заказчиком. Архитекторы анализируют и описывают процессы и регламенты закупок, которые действуют на конкретном предприятии, а затем вместе с разработчиками готовят решения по автоматизации.

Любая сфера деятельности компании и объем закупок, которые она осуществляет, укладываются в четыре основных этапа закупок. Прикладные инструменты BPMS позволяют автоматизировать действия и шаги на каждом из этих этапов и свести отдельные мероприятия в единую систему управления процессом.

Формирование потребности

Это может быть плановая потребность, отраженная в годовом закупочном плане, или сформированная ситуативно, например, по запросу начальников отделов или в рамках исполнения проекта.

Подготовка закупки

На этом этапе параллельно действуют несколько процессов.

  • Оформление заявленной потребности в виде плана, технического задания или другого документа.
  • Бюджетирование в рамках ранее утвержденного плана или дополнительных смет.
  • Поиск и сравнение предложений потенциальных поставщиков.
  • Подготовка документов для совершения закупки.
  • Назначение ответственных за исполнение закупки.

Исполнение закупки

Все работы по исполнению закупки ведутся в тесном взаимодействии с представителями компании и поставщиков. Сначала на этапе проведения тендеров, затем во время оценки предложений, а потом и в процессе отбора поставщика и подписания документов. Как правило, этот этап в компаниях и организациях форматизирован и детализирован, так как осуществляется согласно принятым регламентам и действующему законодательству. Система BPM сводит в единое целое действия, нормы и регламенты для управляемости процесса.

Контроль исполнения закупки

Если судить по практическому опыту, последний, контрольный, этап закупок обычно является наименее форматизированным для компаний и зачастую представляет «слабое звено» в системе. Подписание договоров, оплата счетов, контроль сроков и взаимодействие с поставщиками исполняются «по остаточному принципу».

Рабочие инструменты BPMS позволяют автоматизировать составляющие процесса контроля:

  • Сроки исполнения, как общие, так и на каждом подэтапе конкретного процесса.
  • Фиксацию реально осуществляемых шагов: документы, переговоры, акты сверки, факты оплаты и пр.
  • Отчетность исполнителей и мониторинг их действий.
  • Постзакупочный анализ для принятия управленческих решений.

Автоматизация с помощью BPMS обеспечивает прозрачность и оперативность закупок

Оптимизация закупок повышает общий КПД

Заключение

BPMS дает возможность автоматизированного управления процессом закупок и отдельных подпроцессов в его составе:

  • Показывает всю информацию о закупках в процессе реального времени.
  • Отражает все уровни согласований и состояния документов: договоров, счетов, актов.
  • Показывает состояние отдельных заказов и этапы их движения.
  • Отслеживает состояние коммуникаций между участниками процесса закупок.
  • Позволяет составлять рейтинги сотрудников и поставщиков.
  • Дает анализ затрат и показатели их эффективности.
  • Персонализирует ответственность на каждом этапе.

Оптимизация закупок – это снижение затрат, уменьшение расходов рабочего времени и повышение качества управления. Всех этих целей позволяет добиться BPMS, эффективно организуя связь информации, людей и систем.

You may also like