Цели внедрения BPMS

Прежде чем внедрять BPMS и пытаться оптимизировать бизнес-процессы, предприятие должно определиться с конкретными целями. Их может быть много, и от того, какой именно результат необходим, зависит схема интеграции BPMS.

Не стоит гнаться за двумя зайцами в рамках одного процесса. Это чревато как минимум удвоением работы, а как максимум – провалом, ведь некоторые задачи противоречат друг другу.

Мы попытаемся разобраться с типичными целями внедрения BPMS, перечислить и подробно описать их, чтобы облегчить вам выбор.

Примеры типичных целей

Цель №1: ускорение процессов

Одна из самых распространенных целей, которая ведет к повышению производительности труда и снижению себестоимости.

Процессы следует максимально упрощать в части организации, избавлять их от бюрократии, лишних согласований. Обязательно нужно внедрить подсчет налогов, сумм, других показателей, который будет осуществляться компьютером, без участия человека. Должны быть четко прописаны сроки для всех задач, выполняемых сотрудниками.

Разумеется, нужно предусмотреть автоматическую отправку писем, создание файлов и папок по определенным шаблонам, распознавание документов, бухгалтерской отчетности и т. д. Для всего этого BPMS должна интегрироваться с другими системами, чтобы обмениваться с ними информацией.

Схема ускорения процессов

Пример схемы, позволяющей ускорить бизнес-процессы и согласования

Цель №2: соблюдение законов

Система должна учитывать требования законодательства, особенно в той части, которая касается сроков подачи документации, отчетов. Также BPMS обязана напоминать персоналу о приближающихся дедлайнах и о рисках просрочек – разумеется, заранее, чтобы получивший уведомление сотрудник мог вовремя вмешаться.

Соблюдение законов

Пример схемы, позволяющей избежать штрафов из-за просрочек и других нарушений

Цель №3: получение важной информации

Кажется, что данная цель второстепенна, но это заблуждение. Обязательно следует продумать все события и триггеры, запускающие сбор информации, то, как эта информация будет собираться без участия человека. Должны быть учтены все моменты, в которые обязан вмешиваться тот или иной сотрудник, чтобы, например, согласовать определенное действие или решение.

Получение важной информации

Схема получения важной и критической информации

Цель №4: контроль эффективности труда

BPMS должна собирать данные о каждом сотруднике. Обязательно нужно четко прописать все сроки, требования и обязанности, предполагаемые затраты времени и ресурсов, штрафные санкции по отношению к исполнителям и руководителям. В итоге должен строиться подробный отчет по соблюдению сроков.

Схема контроля эффективности труда

Внедрение BPMS позволит отследить причины просрочек и в дальнейшем устранить их

Цель №5: стимулирование сотрудников

Считаем для каждого сотрудника его персональные премии, бонусы и надбавки в зависимости от качества и сроков выполнения им определенных задач. Даем четкие, понятные с одного прочтения тексты для каждой задачи.

Обратите внимание, что некоторые цели если не противоречат друг другу, то, по крайней мере, не имеют прямой взаимосвязи. Например, ускорение процессов не вполне «уживается» с мотивацией персонала, поскольку требует более оперативного подхода к работе, мешает расслабиться и, вероятно, снижает уровень личного комфорта. Примеров можно привести много.

Один процесс – одна цель

Мораль? Лучше преследовать при оптимизации одного процесса всего одну цель, тогда вы гарантированно избежите противоречий, а главное – внедрение BPMS будет эффективным. Если же вы станете искать компромисс и балансировать между несколькими целями в рамках одного бизнес-процесса, у вас уйдет много времени на согласование и пересогласование нюансов, на определение оптимальных сроков и другие тонкости. От цели зависит схема интеграции BPMS и вероятность получения ощутимого результата.

You may also like