Из этой статьи вы узнаете «Как работает BPMS». В методике объяснения есть фундаментальное правило: сначала ответ на вопрос “Зачем?”, а потом на вопрос “Как?”. На вопрос “Зачем?” мы уже ответили в нашей книге.
4 нужных элемента, чтобы понять, как работает BPMS
Чтобы автоматизировать бизнес-процесс и понять, как работает BPMS, вам понадобится:
- Схема процесса
- Ответственные
- Информация
- Сроки
Схема процесса в BPMN и Ответственные
Есть такой набор значков и правила их использования — BPMN (подробнее про его историю). BPMS системы умеют распознавать значки и превращать их в исполняемый код. Главное, что нужно знать, про составление схем — они должны быть предельно конкретны и должны описать последовательность шагов между сотрудниками, а не для одного сотрудника.
Нарисуем простую схему из 5 шагов для заказа в интернет магазине — обработка запроса, проверка наличия, составление счёта, отгрузка.
Как работает BPMS — рисуем схему
Для рисования процесса удобно использовать “Процессник”, если вам нужно просто его отрисовать и передать аналитику. За каждой задачей должен быть закреплён ответственный. В BPMS ELMA это делается с помощью “Пулов”, квадратиков на схеме:
Как работает BPMS — ответственные на схеме
Укажем “Менеджера”, “Кладовщика”, “Бухгалтера”, “Логиста” ответственными за свои задачи.
Информация внутри задач
Большая разница между тем, как работает VISIO и тем, как работает BPMS, заключается в том, что в каждой задаче должна быть определена информация, которую будет вводить или видеть сотрудник. Если такой информации нет, то процесс в BPMS переносить бессмысленно — система не сможет такую информацию показывать сотрудникам и требовать её заполнения
Как работает BPMS — информация внутри задач
Такую информацию прописываем в каждой задаче.
Сроки выполнения задачи
BPMS может контролировать время выполнения задач и процессов. Если у вас есть ожидания по срокам для задач, то их нужно вписывать:
Ограничение по длительности задач в BPMS
Магия — процесс оживает
Как работает BPMS, становится понятно после этого шага. Когда системе объяснили про схему, ответственных и сроки, она компилирует это в специальный сайт, который доступен сотрудникам через браузер. Мы указали, что менеджер по продажам может стартовать процесс, и теперь он заходит на сайт под своим логином, и у него появляется возможность запустить процесс:
Запуск бизнес-процесса с портала
Он запускает и видит всё, что было определено в схеме. Система требует ввода информации и следит за сроками:
Ввод требуемой информации
а руководство видит состояние работы по конкретному процессу
Схема процесса
Дальше по схеме
Теперь менеджер выполняет свою задачу, и происходит вторая часть волшебства — следующий по схеме сотрудник получает уведомление в почту и в свой портал о том, что нужно что-то сделать.
Задача по процессу
Содержимое задачи
Дальше все шаги выполняются по схеме похожим образом: развилки проверяются по заданным полям, задачи передаются.
В итоге
За каждым экземпляром процесса остается история и схема того, как выполнялась работа.
История процесса
Теперь вы знаете, как работает BPMS система.
Записывайтесь на персональную демонстрацию, покажем как BPMS может помочь вашему бизнесу.
Записаться на персональную демонстрацию
