Как работает BPMS – простое объяснение

Из этой статьи вы узнаете «Как работает BPMS». В методике объяснения есть фундаментальное правило: сначала ответ на вопрос “Зачем?”, а потом на вопрос “Как?”. На вопрос “Зачем?” мы уже ответили в нашей книге.

4 нужных элемента, чтобы понять, как работает BPMS

Чтобы автоматизировать бизнес-процесс и понять, как работает BPMS, вам понадобится:

  1. Схема процесса
  2. Ответственные
  3. Информация
  4. Сроки

Схема процесса в BPMN и Ответственные

Есть такой набор значков и правила их использования — BPMN (подробнее про его историю). BPMS системы умеют распознавать значки и превращать их в исполняемый код. Главное, что нужно знать, про составление схем — они должны быть предельно конкретны и должны описать последовательность шагов между сотрудниками, а не для одного сотрудника.
Нарисуем простую схему из 5 шагов для заказа в интернет магазине — обработка запроса, проверка наличия, составление счёта, отгрузка.

Как работает BPMS

Как работает BPMS — рисуем схему

Для рисования процесса удобно использовать “Процессник”, если вам нужно просто его отрисовать и передать аналитику. За каждой задачей должен быть закреплён ответственный. В BPMS ELMA это делается с помощью “Пулов”, квадратиков на схеме:

Как работает BPMS - ответственные на схеме

Как работает BPMS — ответственные на схеме

Укажем “Менеджера”, “Кладовщика”, “Бухгалтера”, “Логиста” ответственными за свои задачи.

Информация внутри задач

Большая разница между тем, как работает VISIO и тем, как работает BPMS, заключается в том, что в каждой задаче должна быть определена информация, которую будет вводить или видеть сотрудник. Если такой информации нет, то процесс в BPMS переносить бессмысленно — система не сможет такую информацию показывать сотрудникам и требовать её заполнения

Как работает BPMS: информация внутри задач

Как работает BPMS — информация внутри задач

Такую информацию прописываем в каждой задаче.

Сроки выполнения задачи

BPMS может контролировать время выполнения задач и процессов. Если у вас есть ожидания по срокам для задач, то их нужно вписывать:

Как работает BPMS - про ограничение длительности задач

Ограничение по длительности задач в BPMS

Магия — процесс оживает

Как работает BPMS, становится понятно после этого шага. Когда системе объяснили про схему, ответственных и сроки, она компилирует это в специальный сайт, который доступен сотрудникам через браузер. Мы указали, что менеджер по продажам может стартовать процесс, и теперь он заходит на сайт под своим логином, и у него появляется возможность запустить процесс:

Запуск бизнес-процесса с портала

Запуск бизнес-процесса с портала

Он запускает и видит всё, что было определено в схеме. Система требует ввода информации и следит за сроками:

BPMS ELMA следит за сроками

Ввод требуемой информации

а руководство видит состояние работы по конкретному процессу

Схема процесса BPMS

Схема процесса

Дальше по схеме

Теперь менеджер выполняет свою задачу, и происходит вторая часть волшебства — следующий по схеме сотрудник получает уведомление в почту и в свой портал о том, что нужно что-то сделать.

Задача по процессу

Задача по процессу

Содержимое задачи по процессу BPMS

Содержимое задачи

Дальше все шаги выполняются по схеме похожим образом: развилки проверяются по заданным полям, задачи передаются.

В итоге

За каждым экземпляром процесса остается история и схема того, как выполнялась работа.

История процесса

История процесса

Теперь вы знаете, как работает BPMS система.

Записывайтесь на персональную демонстрацию, покажем как BPMS может помочь вашему бизнесу.

Записаться на персональную демонстрацию

You may also like