Структура проекта на стороне клиента

Мы можем невероятно упорно трудиться, но если со стороны клиента не организованы люди, то упорство бессмысленно. Проект — совместный труд сотрудников “Импелтеха” и клиента для достижения общих целей. Все это — в согласованные сроки: иначе зачем нам писать ТЗ в 2 недели, если компания согласует его 2 месяца.

Руководитель проекта клиента отвечает за коммуникации и имеет последнее слово

Со стороны клиента выделяется человек, способный посвящать проекту 15-25% рабочего времени. Он будет отвечать за все коммуникации внутри компании, в том числе:

  • Согласовывать план проекта

РП “Импелтеха” подготовит план проекта, в который включены задачи для компании: например, участие во встречах. РП со стороны клиента должен утвердить, что план реален, у сотрудников выделено указанное время.

Пример плана проекта, который должен утвердить РП Клиента

  • Следить за выполнением внутренних задач

РП клиента отвечает за то, как сотрудники выполняют свои задачи: согласуют документы, дают обратную связь по прототипам системы, выдают необходимые материалы.

  • Знать, у кого есть ответ на конкретный вопрос

Нередко аналитики или архитектор находят пробелы в процессах — места, за которые никто не отвечает. РП клиента знает внутреннее устройство бизнеса и подбирает ответственного за этот участок: он сможет компетентно рассказать про него аналитикам.

  • Решать вопросы с документами

РП клиента помогает РП “Импелтеха” выполнять договор, в том числе вовремя получать подписанные счета, акты, технические задания и обмениваться ими.

Кто лучше всех подходит на эту роль

  • Руководители бизнес-подразделений
  • Сотрудники-старожилы
  • Менеджеры по изменениям
  • Менеджеры ИТ-проектов

Кто не подходит на эту роль

  • Топ-менеджеры
  • Рядовые сотрудники

Идеальный кандидат на эту роль имеет уважение в коллективе, достаточное время для проекта и является непосредственно заинтересованным в его выполнении. По нашему опыту, лучшими РП будут руководители отделов продаж или отделов развития.
РП клиента во всех спорах имеет последнее слово, мы слушаем только его.

Эксперты подробно разъясняют особенности процессов и участвуют в приемке

Чтобы бизнес-процессы переложить в систему, нужно их получить в детальном виде — со всеми сроками, задачами, последовательностями шагов. Для получения такой информации привлекаются эксперты компании клиента. Они делают следующее:

  • Участвуют во встречах

Эксперты встречаются с аналитиками и отвечают на вопросы. Аналитики “не слезут” с эксперта, пока не будет получена четкая картинка.

  • Выдают регламенты, положения

Если у экспертов имеются документы, связанные с их деятельностью — например, EXCEL-файлы или шаблоны договоров — они должны их предоставить.

  • Согласовывают документы

Когда ТЗ написано, эксперты должны его согласовать — т.е. подтвердить, что в документе написана правда.

Пример схем, которые должны согласовывать эксперты

  • Тестируют систему

Эксперты участвуют в приемке и тестовой эксплуатации: то есть выполняют свою обычную работу в системе и выдают замечания.

Требование к экспертам всего одно: они должны проработать в компании не меньше года.

IT-Специалист готовит железо и настраивает резервирование

Сотрудник IT-отдела должен подготовить сервер, удовлетворяющий системным требованиям, обеспечить интеграцию с Active Directory и настроить резервное копирование системы по указаниям IT-Администратора “Импелтеха”.

Спонсор-идеолог дает деньги на проект и требует результат

Кто-то внутри компании должен взять на себя ответственность за деньги, инвестируемые в проект. Перед этим человеком будет ежемесячно отчитываться объединенная команда проекта.

Обычно это топ-менеджер — например, генеральный или финансовый директор. Важно, чтобы он был заинтересован в результате проекта и не поддавался на уговоры внутренних сотрудников вроде “мы так сильно заняты текущей деятельностью, давайте отодвинем проект на месяц”.

Фокус-группа “прогоняет” процессы и дает обратную связь

Фокус-группа — набор экспертов клиента и аналитиков “Импелтеха”. Эти люди способны выполнить все процессы в системе на реальных данных. Например, у клиента 15 менеджеров по продажам, 4 экономиста и 25 производственников. Мы берем по одному сотруднику из каждой группы и “прогоняем” бизнес-процесс “Формирование КП для клиента”.

Задача фокус-группы — получить обученных сотрудников, которые смогут проконсультировать коллег при полноценном запуске и внести последние коррективы в систему.

Оперативный комитет еженедельно обсуждает текущие вопросы и задачи

Оперативный комитет — это РП “Импелтеха”, генеральный директор “Импелтеха” и РП клиента. В этом составе еженедельно происходит телефонный разговор, на котором обсуждают 3 вещи:

  • Что сделано за неделю
  • Что будет сделано на следующей
  • Где есть проблемы или “затыки”

Отчитывается РП “Импелтеха”, а РП клиента дополняет или корректирует. Разговор идет по четкому плану и обычно занимает 5 минут.

Управляющий комитет ежемесячно собирается и отчитывается перед спонсором

Управляющий комитет — это бизнес-архитектор, аналитик, два РП, два-три эксперта и спонсор. Это очное совещание в офисе клиента, на котором РП “Импелтеха” докладывает о текущей ситуации на проекте, а комитет обсуждает проблемы, вопросы и пожелания.

Задача управляющего комитета — демонстрировать результаты и динамику спонсору проекта. Проводится 1-2 раза в месяц.

В итоге организованная группа умных людей в прогнозируемые сроки помогает бизнесу работать лучше и быстрее.

+7 495 778-01-21