Зачем нужна консалтинг-подготовка к автоматизации

Автоматизация — вещь предельно конкретная. Ни программисты, ни системы не понимают слов «Эффективный бизнес-процесс» или «оптимальное соотношение затрат». Поэтому — еще до того, как автоматизировать бизнес-процессы, нужно навести порядок. Вам нужна консалтинг-подготовка, если вы не пользовались BPMS раньше.

Чтобы автоматизировать процессы, нужен порядок

Под порядком мы понимаем:

  1. Организационная структура: кто как называется, кто кому подчиняется. Обычно это выглядит так и сложнее:

Пример орг.структуры из нашей книги

Это нужно, чтобы система BPMS знала, кто у провинившихся сотрудников начальник.

  1. Схемы процессов: последовательность действий, которые делают сотрудники, чтобы компания получала прибыль. Любой руководитель нарисует такие схемы своего процесса легко:
handwriten_process

Живой пример процесса с бесплатного обследования, нарисованного клиентом

Наша задача в том, чтобы такие схемы написать с помощью BPMN2.0, так как именно их понимает система ELMA. Этот пункт важен, потому что тогда ELMA сможет следить, как сотрудники выполняют указанные шаги.

  1. Ответственные в процессах: те, кто выполняет работу. Необходимо для того, чтобы система ставила этим людям задачи и уведомляла о важных изменениях.
  1. Сроки по процессам: за каждой задачей нужно закреплять срок, чтобы система могла контролировать выполнение обязанностей и информировать начальников, когда что-то пошло не так.
  1. Информация в задачах: поскольку система сама ставит задачи и сама передает информацию между сотрудниками — нужно предусмотреть, что конкретно должен вводить и видеть персонал.

Пример информации, заполняемой сотрудником

  1. Отчеты: процессы работают не сами по себе, а для прибыли — в крайнем случае, для рождения важной для бизнеса информации. Чтобы система могла строить отчеты, нужно разобраться, как их строить.
  1. Функции: бывает, что в живом мире задача процесса может занимать много времени — например, внесение реквизитов клиента занимает 25 минут. Такую задачу можно заменить автоматизацией: забирать данные из налоговой по ИНН.

Читаем документы и опрашиваем сотрудников

Для сбора такой информации мы:

  1. Прочитаем регламенты, если они есть.
  2. Изучим должностные инструкции.
  3. Разберем все EXCEL-файлы.
  4. Поговорим с заинтересованными лицами по скайпу или лично.
  5. Если сотрудников много, то разошлем по почте опросные листы и обработаем результаты.
  6. Проведем в офисе мозговые штурмы с руководством.
  7. Соберем экспертов в своем офисе и подготовим рекомендации.
  8. Напишем отчет и презентуем его.
  9. Исправим ошибки и неточности.

Кому нужен консалтинг

Всем, хочет ускорить бизнес с помощью BPMS и ни разу этого не делал.

Кому не нужна такая услуга

  • Нет цели проекта. Собирать и анализировать информацию можно месяцами — это бессмысленно и дорого.
  • Нужен только отчет. Нельзя заказать просто консалтинг без автоматизации, потому что мы не сможем отвечать за результат использования отчёта.
  • Если вы уже автоматизировали бизнес-процессы с помощью BPMS и знаете, как это работает.

Составляем подробный план

Составляем план проекта, в который включаем даты, продолжительность встреч, участвующих сотрудников. Туда же закладываем время на сбор и анализ документов, обработку интервью и изучения EXCEL. После этого аналитики поселяются на 1-N недель в вашем офисе и добиваются результата от ваших сотрудников. Еще 1-2-N недель аналитики работают в офисе и готовят отчёт, поддерживая связь и уточняя вопросы по почте или телефону.

Фрагмент плана работ по консалтинг-подготовке

Бизнес-архитектор следит, чтобы информация из разных источников не противоречила друг другу. Если такое случается — он описывает это и предлагает решение, а клиент выбирает, что включить в итоговый отчет. После нескольких предварительных презентаций и согласований составляем документ, описывающий достижение ваших целей по ускорению бизнеса через призму процессов и автоматизации.

На выходе — отчет в стиле «as-be»

В отчет включены пункты:

  • Орг.структура
  • Схемы процессов
  • Ответственные
  • Сроки
  • Информация
  • Отчеты
  • Требования к функциям

Этот документ — 95% задачи для автоматизации бизнес-процессов. Остальные 5% —  технические особенности, которые появляются позже. Посмотрите фрагмент отчёта-ТЗ (PDF, 3 mb).

Документ содержит ваши процессы, избавленные от явных организационных недостатков, типа множественных повторных согласований, и недостатков, связанных с отсутствием системы автоматизации — т.е. задачи «добавить строчку в EXCEL», «переслать информацию по почте» исключаются за ненадобностью. Это не процессы as-is, потому что нет существенных недостатков, но и не to-be, т.е. задачи и их последовательности остаются вашими. Мы назвали это «as-be» — то, как должен работать ваш бизнес при наличии BPMS.

Стоимость зависит от исходного состояния

Процессы, их количество, исходное состояние документов и регламентов у всех разное, поэтому и разная цена. Стоимость фиксируется в договоре и не меняется. 50% клиент платит до начала работ, 50% — после подписания акта. Для расчета цены используется ставка в 3000 рублей за час или меньше, если работы много. Если мы проработали больше часов, чем планировали, то это наша проблема.

Сроки зависят от возможностей проводить встречи

Сроки индивидуальны. В организации на 250 человек мы составили и согласовали отчет за 3 месяца, проведя 29 встреч.

Если интересно, но страшно

Запишитесь на бесплатное обследование. На нём мы делаем консалтинг-подготовку и автоматизируем бизнес-процесс в миниатюре. А потом передаем систему на 30 дней в тестирование, чтобы в результате вы убедились сами.

Ответы на часто задаваемые вопросы

У нас нет документов, регламентов и процессов. Можно ли начать работать в таком состоянии?
У нас есть старые регламенты, но мы не знаем, как все работает сейчас. Что делать?
Наши текущие процессы плохие, нам нужен полный реинжиниринг. Вы можете это сделать?
У нас регламенты от другой компании, можно ли их использовать?
Как написаны документы, вдруг будет непонятно?
У всех одинаковые процессы, зачем их описывать?
У нас есть ISO-шные регламенты, можно использовать их?
У нас есть департамент по качеству, который каждый месяц обновляет бумажные регламенты. Можно ли взять их?
Мы новая компания и у нас нет процессов. Можете ли создать их?
У нас никто не знает, как он работает, каждый раз по-новому все. Мне кажется, ничего не получится.
Я не хочу отнимать время сотрудников, они слишком заняты. Можно обойтись без их привлечения?
Вы продадите мои секреты конкурентам?
Если нам не понравится, вернете деньги?