Об автоматизации бизнес-процессов — главное заблуждение. Что важнее — софт или процесс.

Об автоматизации бизнес-процессов говорит каждый производитель софта, но не многие четко разделяют функции и процессы. Автоматизация — о компьютерах, устройствах  и программах. Бизнес-процессы  — о компании: как, что, в какой последовательности и когда делает бизнес, чтобы получать прибыль.

Чтобы получать прибыль, компания выполняет такие функции:

Об автоматизации бизнес-процессов

Когда говорят об автоматизации бизнес-процессов, часто говорят об автоматизации таких функций.

Это можно делать как вручную, без компьютеров и программ, так и с помощью: давать рекламу можно через Яндекс-директ, а можно расклеивать объявления по подъездам. Выяснять потребность клиента можно при личной встрече, а можно дать ему выбор на сайте.

Функции — не бизнес-процессы

Бизнес работает, чтобы приносить прибыль. Выполнение функции привлечения клиента не приносит денег — привлечённый клиент должен пройти через продажников, производство и финансистов, чтобы превратиться в деньги внутри компании:

Такое прохождение клиентов, заявок, договоров, счетов  — это бизнес-процесс.

Результат работы процессов ценен сам по себе — заключенный договор; пришедшие на счёт деньги; премия, которую получил продажник.

Результат работы функции не обязательно важен бизнесу — нет толка от автоматически генерированного счёта, если он не попал в бухгалтерию клиента. На расчётном счёте не прибавилось денег от новой карточки клиента в CRM.

Смешивание понятий автоматизации функций и автоматизации бизнес-процессов —  главное заблуждение, которое мы встречаем в каждом проекте.

Функции тоже надо автоматизировать

Под “автоматизацией бизнес-процессов”  часто понимают возможность «автоматизировать функции». В автоматизированных функциях есть польза:

Представьте, что у вас отключили электронную почту и телефон. Чтобы пообщаться с клиентом о контракте, вы вынуждены сесть в машину и поехать к нему в офис — потратить на это 3 часа, хотя с электронной почтой справились бы за 5 минут. Электронная почта сильно сэкономит вам время, но не приносит конкретного результата для бизнеса.

Люди —  простой способ выполнять функции

Самый простой способ выполнить функцию — попросить человека: мы просим бухгалтеров делать счета, они открывают ворд и вносят туда реквизиты. Но мы делаем это не потому, что захотелось, а потому что:

  1. Маркетинг привлёк клиента
  2. Производство определило цену и условия
  3. Продажник подписал договор

Описать эту последовательность действий, указать, кто их выполняет, в какие сроки — значит описать бизнес-процесс. Обучить людей его выполнять и следить за выполнением — значит запустить процесс в работу.

Внедрить ПО для выставления счетов за 1 минуту не значит автоматизировать бизнес-процесс “выставления счетов”, это значит снабдить бухгалтера инструментом, с помощью которого он будет выполнять задачу в рамках бизнес-процесса.

Об автоматизации бизнес-процессов внутри ERP, CRM и других системах

Производители ИТ-систем понимают вышеописанное, поэтому снабжают продукты таким набором функций, которые вместе могут создавать ценность для компании.

Бывает, что требования к процессам предъявлены рынком —  e-commerce компаниям в продукте для автоматизации нужен процесс обработки приёма платежей с карточек и процесс контроля доставки почтовыми службами, потому что клиенты требуют удобства. Нет удобства для клиента — нет компании, т.к. рынок конкурентный, и недовольный клиент перейдет на соседнюю вкладку и купит товар там.

Но если посмотреть в список 500 крупнейших компаний мира, то можно заметить, лучшие компании объединяет одно — они все разные и успеха добились за счёт того, что делали такие вещи, которые не делал никто — wallmart первый открыл гипермаркеты в маленьких городах США, а Glencore объединили торговлю сельхозпродукцией и энергоносителями.

Процессы вперёд, автоматизация потом

Ингвар Кампрад, основатель IKEA, начал работу в небольшом сарае в шведском городе Эльмхульд. У него было стремление дать возможность максимальному количеству людей покупать качественную мебель, и ясное виденье процессов, которые ему в этом помогут. Сохраняя это видение на протяжении десятилетий, Кампрад делал ставку на людей и процессы, а не на системы.

Процессы и идеи важнее автоматизации, потому что программы не делают бизнес успешным и не решают за вас, как вам работать и быть уникальными.

You may also like