Что такое обследование и зачем оно нужно

Обследование — это встреча в скайпе или вживую с представителями заказчика и обсуждение ключевых моментов:

  • Планирование
  • Маркетинг и продажи
  • Основной бизнес-процесс “от заказа до оплаты”
  • Работа финансовой службы
  • Обеспечение сервиса и гарантии для клиентов заказчика
  • Мотивация персонала
  • Изменения и инновации
  • Используемое программное обеспечение

Обследование помогает понять, лежат ли задачи заказчика в плоскости автоматизации бизнес-процессов. Скачайте книгу, чтобы узнать больше про пользу процессов.

Слайд из книги про пользу процессов.

Случай из практики
Клиент хотел внедрить автоматизацию бизнес-процессов, потому что стал терять заявки крупных клиентов. На обследовании разобрались — у менеджеров по продажам зарплата 100 т.р., отсутствует система мотивации, а контроль за их деятельностью осуществляется раз в месяц. По нашей рекомендации заказчик снизил зарплату, ввёл штрафы, премии и еженедельный контроль. В итоге заявки пропадать перестали. Решение стоило заказчику 0 рублей и 10 часов собственного времени: они ушли на обследование и продумывание системы мотивации.

Оценить уровень готовности заказчика, чтобы не тратить его время и деньги

Мы знаем 2 типа проблем, которые мешают внедрить автоматизацию бизнес-процессов:

  • одни естественны, и бороться с ними напрямую нельзя
  • вторые решать можно и нужно

Естественные проблемы

  • Страх

Заказчик боится перемен и задает вопросы:
—  Сколько это будет стоить? Как будут работать мои сотрудники? Что, если система не будет работать? Могу ли я вам доверять?

На обследовании заказчик рассказывает о своей проблеме, а мы — внимательно слушаем и задаем вопросы. В таком диалоге появляется видение нужных функций и процессов в системе, а значит, и стоимость решения.

 

  • Инициатива сотрудников

Сотрудники, уставшие от рутины, могут сами заговорить об автоматизации бизнес-процессов. Но они не всегда знают о планах руководства: оно может уже решать проблемы иначе или вовсе не иметь желания что-то менять.

Поэтому на обследованиях мы встречаемся с руководителями.

 

Проблемы, которые надо решить до автоматизации

  • Отсутствие конкретной задачи

Автоматизация — это затраты денег и времени. Совет директоров не согласует бюджет с формулировкой “чтобы был BPM”. Вложенные деньги должны окупиться, поэтому на обследовании мы собираем информацию для расчета окупаемости (ROI).  Если у заказчика нет конкретной задачи, то рассчитать ROI невозможно. Узнайте, что значит конкретная задача.

 

  • Идеологические противоречия внутри бизнеса

Чтобы программное обеспечение могло контролировать планы продаж, схемы процессов и выполнение задач, нужно, чтобы в компании было одинаковое представление об этих понятиях.

Если продажники под планом продаж понимают количество заключенных договоров в месяц, а финансисты — план поступлений на расчетные счета, то успешно автоматизировать процессы продаж невозможно: кто-то гарантированно будет недоволен.

Потребность в закреплении понятий и единообразном мышлении определяется на обследовании, в котором участвуют руководители разных департаментов.

 

  • Можно обойтись организационными мерами или другим ПО

Для решения некоторых задач использовать автоматизацию процессов с помощью ELMA BPM невыгодно:

  • У заказчика меньше 10 человек — дешевле написать регламент и ввести штрафы за его невыполнение.
  • У заказчика типичная задача. Если нужно наладить налоговый учёт — бессмысленно тратить деньги на автоматизацию процессов, потому что требования к налогам предъявлены государством и закрыты в ПО 1С.
  • Если процессы часто меняются. Еще несколько причин в статье “5 причин не автоматизировать процессы”.

Рекомендациями такого характера мы делимся бесплатно: они входят в отчет об обследовании (Скачайте пример PDF, 4 mb).


 

Рассчитать стоимость внедрения, срока и окупаемости

Автоматизация должна окупаться. Заказчику нужна уверенность, что потраченные средства принесут пользу в деньгах. Польза бывает двух 2 типов:

  • Операционная — когда операция выполняется быстрее. Например, документ в системе находится за 1 минуту, в сравнении с бумажной версией, которую раньше надо было искать в течение 30 минут.
  • Комплексная — когда показатель компании улучшается. Например, без BPM загрузка персонала составляет 60%, а с BPM достигается загрузка в 70%.

Соотношение пользы, пересчитанной в деньги, и стоимости внедрения покажет, когда система окупит себя. На обследовании мы выясняем, какую операционную и комплексную пользу принесет система заказчику. 

Рассчёт ROI BPM

Пример расчёта окупаемости системы

Собрать информацию для демонстрации работы системы

Заказчик может убедиться в том, насколько эффективно работает «Импелтех» и ELMA BPM. Для этого мы сначала собираем информацию (последовательность шагов, сроки реагирования, исполнители задач, формы документов), а уже из нее — готовый бизнес-процесс с помощью ELMA BPM. 

Итоговую программу передаем клиенту на 30-дневный тест-драйв. В памятке по обследованию ответы еще на 10 вопросов, которые могли возникнуть (4 mb, pdf)

Process_example

Пример схемы процесса, полученной после обследования

Пример задачи из ELMA BPM, выполняемой по схеме выше