Внутренняя кухня — о личной и командной эффективности, 12 инструментов

Есть 2 способа делать больше работы: выполнять её с помощью большего количества людей или выполнять её умнее. Мы за второй вариант, поэтому у нас есть большой набор инструментов, которые помогают нам делать много работы. Расскажем подробнее.

1. Стратегия и ТОП-5

Каждый год мы думаем о том, как развивать компанию по четырем направлениям.

  • Люди: где искать сотрудников, чему учить, какую зарплату платить, как долго должно проходить обучение.
  • Финансы: какая рентабельность и маржинальность может поддержать наши задумки, каким должен быть оборот, какие объёмы мы можем инвестировать в развитие.
  • Процессы: как мы выполняем проекты, сколько итераций нужно для запуска проекта, как мы сдаем задачи клиентам.
  • Рынок: кто наш клиент, как до него достучаться, какой средний чек проекта должен быть, сколько проектов нужно делать в год.

Полученные размышления фиксируются в стратегию, а каждый месяц и квартал пересматриваются на соответствие реальности и получаемым результатам.

Чтобы стратегия выполнялась, ежемесячно каждый сотрудник получает распечатку – файл “ТОП-5 сотрудника” и “ТОП-5 компании”. В этом документе указано, что должен сделать и чего достигнуть каждый сотрудник и компания в целом. Достижение цели ТОП-1 уже считается хорошим показателем.

Так выглядит топ-5 для сотрудника

Такой подход помогает нам делать то, что мы задумали и НЕ делать того, что не нужно.

2. Еженедельные совещания

Каждый понедельник в 16:00 все сотрудники и аутсорсеры собираются в офисе и специальной Skype-комнате, обсуждают прошедшую неделю по такому алгоритму:

  • личные и профессиональные хорошие новости;
  • прогресс достижения целей ТОП-5;
  • что нового узнали о клиентах;
  • одна общая тема, например, обучение, новая технология или прочитанная книга по повышению эффективности.
IMG_20160314_161434 IMG_20160322_160820 IMG_20160309_163331

Такой подход помогает нам поддерживать командный дух и следить за выполнением целей.

3. Чат

Самый низкий уровень контроля целей и информирования коллег. В Skype, в общем чате в начале дня каждый пишет, что делал вчера, что будет делать сегодня и какие есть проблемы.

Скриншот из переписки в чате

Помогает скорректировать коллегу, если он собирается делать ерунду. Последние полгода корректировок не было.

4. Планы проектов

Главный ресурс для нас — это люди. А главные затраты — проекты. Чтобы понимать, где мы находимся, что предстоит сделать, когда и кому, мы используем планы проектов.

Планы составляют руководители проектов и они включают в себя:

  • дату начала задачи;
  • дату завершения задачи;
  • ожидаемый результат задачи;
  • трудозатраты в часах;
  • исполнителя: роль или конкретного человека;
  • связи между задачами;
  • контрольные точки.
983b5e9b

График проекта

Так мы контролируем обязательства перед клиентами.

5. Задачи, трудозатраты и личная ответственность

У нас заведено, что каждый сотрудник сам следит за своей загрузкой и своими обязательствами по выполнению задач. В ELMA к нему попадают его задачи, которые включают:

  • дату начала;
  • дату завершения;
  • трудозатраты.

Сотрудник получает задачу из плана проекта, бизнес-процесса или поставленную вручную и сам разбирается, может ли он её выполнить. Для этого у него есть два инструмента: таймлайн и трудозатраты.

Это таймлайн — оно помогает понимать количество затрат вокруг сотрудника — в прошлом, на сегодня, в будущем

Это трудозатраты — помогают понять, насколько сильно загружен сотрудник.

Если его возможности выполнить задачи превышают доступный объём, он начинает договариваться с проектными менеджерами и своим руководителем. Обычно решение такое:

  • подвинуть задачи по срокам: в проектах есть рисковые буферы по срокам и затратам, которые для этого используются;
  • изменить исполнителя: всегда есть кто-то менее загруженный с подходящей квалификацией, штатный сотрудник или аутсорсер;
  • Переработки на выходных. За последний год не использовали.

Такой подход позволяет нам не мешать людям работать и отдать им ответственность за то, как они выполняют свою работу.

6. Get Things Done

У нас есть не только рабочие задачи, но и личные. Большинство сотрудников использует методологию Get Things Done. Основная идея — быстрые задачи (не больше 2 минут) делать немедленно по факту их поступления, а остальные — делегировать и классифицировать.

Алгоритм работы по Get Things Done

Такой подход позволяет нам соблюдать баланс между личной жизнью и рабочей и ничего не забывать.

7. Метод помидора

Идея этого метода в том, что в один момент времени человек может делать только одну задачу. Поэтому мы задачи из GTD делаем итерациями по 25 минут. 25 минут — это время, которое тратиться на сосредоточенное выполнение одной задачи. Если задача заканчивается быстрее, оставшееся время тратится на улучшение результатов или улучшение системы выполнения таких задач. Интересные идеи публикуются для всего коллектива.

2016-04-25_16-40-13

Приложение Pomodoro Timers на Android

Таймеры помидоров удобно использовать на мобильных приложениях.

Метод помидора помогает нам “грызть” задачи, не оборачиваясь на их сложность и объём.

8. Календари

Очень часто нам приходится встречаться с клиентами. Чтобы подобрать подходящее время, у каждого сотрудника в ELMA ведется актуальный календарь встреч и прочих активностей, требующих физического присутствия или подключения к Skype.

2016-04-25_16-41-29

В ELMA складываются и личные, из Google. Для удобства заказчиков у большинства есть календари в Doodle. Через них можно назначить встречу конкретному сотруднику. Например, календарь Денис Котова, http://doodle.com/KotovDenisImpeltech

2016-04-25_16-42-26

Эти инструменты помогают нам попадать на все встречи.

9. Контроль приложений и сайтов

Мы используем программу RescueTime. Она автоматически запоминает открытые программы и сайты и делает это на компьютерах и мобильных устройствах. После небольшого обучения, т.е. объяснения программами, что является продуктивным сайтом или программой, а что отвлекающим, система строит отчеты об продуктивности.

2016-04-25_16-44-51

Эта система помогает нам следить за долгосрочным прогрессом по эффективности и находить свои слабые и сильные стороны. Например, находить время максимальной эффективности и подстраивать отдых тогда, когда это требуется больше всего.

10. Метод половинчатого деления

Идея в том, чтобы “чувствовать” сроки длинных задач. Первую половину срока человек делает задачу, не думая о сроках. Например, с 1 по 30 апреля. В середине срока, т.е. 15 апреля, человек задумается: всё ли хорошо? Успеваю ли я? Нет ли проблем? Не нужно ли что-то поменять? Если ответы положительные, то половину от оставшейся половины (7,5. дней) человек так же спокойно делает задачу. 23 апреля — опять задумывается. И так до самого выполнения задачи, пока она не будет завершена.

Такой подход помогает нам понять, “не занимаюсь ли я ерундой” в середине срока, когда ошибки можно исправить.

11. Хранилище информации, включая переписку по почте

Вся информации компании хранится в нашей ELMA. Как вы поняли, там хранятся задачи, планы проектов, трудозатраты и т.д. Еще там хранятся документы всех последний версий и переписка с клиентами, которая автоматически собирается с ящиков сотрудников и раскладывается по карточкам клиентов.

2016-04-25_16-48-24

Это помогает нам не выяснять детали у коллег и не тратить время на поиск данных, учитывая, что большинство коммуникаций у нас письменные.

12. Отдых и свободный график

Работа оценивается по результату. У нас относительно свободный график, достаточно демонстрировать результаты и находиться в офисе тогда, когда все коллеги на месте. Обычно с 10 до 19 часов. Кроме того, в офисе есть гитары, настольные игры и куча книжек: уставший коллега в любой момент может сменить вид деятельности, немного передохнуть.

IMG_20160425_165051

Это культура, а не “обязаловка”

Может показаться, что у нас тоталитаризм и полное издевательство над сотрудниками. Но на самом деле большинство инструментов добровольные. Если сумрачный гений программиста позволяет ему выполнять задачи в сроки и в согласованные трудозатраты, то вопросов к нему нет. Проблема в том, что гениев мало (у нас нет).

Мы обычные люди, которые устают, ленятся, смотрят фотографии котиков в Facebook. Но стремление быть лучшими на рынке и приносить пользу клиентам в пределах бюджета и в заданные сроки всегда побеждает, поэтому появились эти инструменты.

А еще это подход к жизни, который помогает нам найти единомышленников и избавляться от тех, кто такой уклад не разделяет. Это становится видно за пару месяцев.