Зачем нужен расчет окупаемости и как он составляется

Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов шаг сугубо рациональный. Бессмысленно тратить время и деньги на проект, если его перспективны невозможно выразить в деньгах — в компании всегда найдется более прозрачный способ потратить деньги, например, нанять новых сотрудников или инвестировать в интернет-рекламу.

BPMS — это не автомобиль или кожаный диван из Италии, когда можно закрыть глаза на стоимость и наслаждаться удобством и чувством собственной успешности. BPMS это инструмент для бизнеса, который должен фактом своего существования и использования окупить своё внедрение.

Идея расчета окупаемости

Внедрение BPMS может принести выгоду в двух направлениях:

  • Операционное, или ускорение — задачи, которые делают ваши сотрудники, станут выполнять быстрее или за нулевое время, если будут делаться автоматически. Например, если раньше сотрудник искал заявку от клиента в почте 10 минут, то с BPMS она будет отображаться в специальном разделе на корпоративном портале, и найти её можно за минуту. Совокупность таких эффектов, умноженная на количество сотрудников и их зарплату, покажет, сколько сэкономит денег система.

Пример операционных эффектов от внедрения

  • Комплексное — эффект, который явно невозможно измерить. Например, повышение лояльности клиентской базы или уменьшение оттока клиентов за счёт e-mail и sms информирования клиентов о важных для них событиях. Если клиенты не уходят, значит им можно продавать — объём выручки, полученной от таких клиентов — заслуга BPMS.

Пример комплексных эффектов

Вместе с тем, инвестиции в проект тоже бывают разные и все их нужно учесть:

  • Лицензии — сколько стоит сама платформа ELMA BPM.
  • Работы — стоимость наших услуг — подготовки к автоматизации и автоматизации. Определяются после обследования.
  • Оборудование и смежное ПО — стоимость серверов, ОС и сервера базы данных. В расчете мы даём рекомендации по этому пункту.
  • Время — трудозатраты ваших сотрудников, умноженные на стоимость часа. Сюда включается время на совещания, согласование документов, тестирование, участие в обучении.
  • Обслуживание — стоимость наших услуг по поддержанию системы в работоспособном состоянии и обслуживания железа. Может быть нулевым, если поддержка не требуется.

Оценка капиталовложений

Разница между выгодой и затратами на протяжении времени владения, например 3 или 5 лет, покажет окупаемость системы.

Собираем исходные данные

Чтобы подготовить такой расчёт, нам нужно получить информацию:

  • Типичная — количество сотрудников, среднегодовые затраты на 1 сотрудника, длительность сделки, объём дебиторки и еще несколько животрепещущих вопросов.
  • Уникальная — то, что касается конкретно вашего бизнеса — длительность процессов, самые трудоёмкие задачи, специфика вашего бизнеса, типа оборачиваемости склада или системы бюджетирования.

Еще до того, как мы зададим хотя бы один вопрос про ваш бизнес, мы подписываем соглашение о неразглашении (NDA).

Пример собранных исходных данных

Что хорошего в расчете

Расчет и тестовый процесс  — это единственные конструктивные вещи, который помогут вам принять решение. Вы видите примерные сроки окупаемости и сможете различные инвестиционные предложения сравнить между собой.

Пример графика окупаемости. Система начинает работать с 7 месяца, а окупает себя на 13 месяц

Что плохого в расчете

Чтобы система принесла указанные деньги, самой системы недостаточно. Еще нужны:

  • Обученные и мотивированные сотрудники
  • Политическая воля, с помощью которой вы можете заставить всех работать в системе
  • Подходящая рыночная ситуация — освободившееся время сотрудников нужно загрузить новыми заказами, либо готовиться сокращать людей.
  • Запас времени — как минимум полгода нужно ждать, чтобы получить результат от системы.

В среднем система окупает себя за 10-12 месяцев, а коэффициент возврата инвестиций составляет 250% — т.е. на каждый вложенный рубль система принесёт 2,5 рубля чистой прибыли. Запишитесь на обследование, если хотите узнать сколько система заработает для вас.